文件是质量保证系统的基本要素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及记录等文件。内容正确、形式实用的文件离不开科学、系统的文件编制工作。

（一）文件编写的基本原则

企业应根据GMP规范要求，结合实际生产操作进行文件的编制工作。文件编制应注重合法性、真实性、可靠性、科学性，内容覆盖完整、清晰易懂，使每一个操作只有一个标准，做到“查有据、行有迹、追有踪”。此外，文件编制活动本身也要有质量保证，也要有一个起草、修订、审查、批准、生效、修改和废除的“法定”程序，并严格遵守执行。具体编写原则如下。

1．合法性原则

文件体系的建立首先应当符合GMP规范的要求，其具体内容应与药品生产许可、药品注册等相关要求相一致。企业制定相应的文件管理操作规程，系统地设计、制定、审核、批准和发放文件。

2．系统性原则

文件是质量管理体系的体现，应该从整体出发，涵盖影响药品质量的所有要素及活动要求。文件的内容的编制没有一定的模式，但是，企业一套完整的文件系统的形式应当标准化、统一化。根据本企业的实际情况编制，通俗来说即：“写我要做的，做我所写的，记我所做的”，做到“一切行为都有规定、一切规定都有执行、一切执行都有记录”。如用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应有系统的操作规程，记录的准确性应经过核对；只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应有记录。

3．动态性原则

文件编制应当是一个持续改进的动态过程，依据验证、日常监控结果、上级部门的检验、验收以及国家政策、法规和标准的变化而不断修订完善的。文件一旦发生变更必须注明变更历史。此外，文件应定期审核，根据风险评估结果进行必要的修订；文件修订后应按相应的操作规程进行管理，杜绝旧版文件的误用。

4．可操作性原则

企业应当根据生产实际情况，按有效管理的要求制定出切实可行的文件。文件如需记录，栏目要全、有足够空间。记录应留有填写数据的足够表格；分类存放，条理分明，便于查阅；质量标准、工艺规程、批生产记录、批包装记录以及操作规程和记录均按各自的规范要求制定。

5．规范性原则

内容应准确、明确。定性的内容表达清晰、肯定、准确，定量的内容，量化的数字、数量、数据表达清楚、准确，具有可操作性，坚决杜绝模棱两可。所有文件应当有统一的格式，文件应当按规定统一的格式，标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。原版文件复制时不得产生任何差错；复制的文件应该清晰可辨。分发、使用的文件应当为批准的现行文本，已撤销的或旧版文件除留档备查外不得在工作现场出现。文件所用纸张的质量与大小统一，便于印刷、复制、填写。

6．可追溯性

生产过程中的每项活动均应有记录以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。每批药品都应有批记录，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录，至少保存至药品有效期一年。质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应长期保存。

7．真实性

文件记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰，易读，不易擦除。尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图。记录不得撕毁和任意涂改。记录填写的任何更改都应签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明更改的理由。记录如需重新撰写，则原有记录不得销毁，应当作为重新撰写记录的附件保存。

（二）文件编写的基本流程

企业应当建立文件编写管理的操作规程，系统地设计、制定、审核、批准和发放文件。所编制的文件应当经质量管理部门的审核。文件制定的一般流程如下。
设计—起草（—会稿—修订）—审核—批准—分发—生效。

1．设计

药品生产企业应成立一个由质量管理部门负责的专门的文件起草领导机构。在这个机构的统一领导和协调下，根据药品监管的法律法规、GMP的规定、企业药品生产与质量控制的实际情况，以及药品生产许可与药品注册要求，挑选有相当的学历和资历、对所负责的工作有深刻认知的人员对文件系统、内容、格式等进行精心设计，确保文件内容的准确性、可操作性。

2．起草

文件的起草是形成文件的第一步，是最基础也最重要的一个环节，遵循“谁用谁起草”的原则由使用部门负责进行。质量管理部门挑选有相当的学历和资历、对所负责的工作有深刻认知的一线实践工作人员，并对他们进行药品监管的法律法规、GMP和有关制药专业知识等系统培训，使之明确本企业药品生产与质量管理的实际情况、药品生产许可与药品注册要求。在此基础上，不断进行指导、沟通和交流，编写各自所负责领域的文件。企业在文件起草的过程中容易发生的问题是不管企业实际，撇开生产与质量管理一线员工，照搬照套或盲目编写，不但不切合企业实际需要，也很难得到一线员工的认同和理解，为今后的实际操作留下隐患。

3．会稿

起草工作完成以后，一般由一线起草员工所在部门或车间组织进行会稿，以保证文件内容的全面性，准确性。在会稿过程中，会稿人员一定要和起草人员进行沟通、协商，遇到不同意见，一定要进行交流，切不可丢开起草人员进行文件修订。会稿完成后，应把原起草文件和会稿文件一并交给质量管理部门。

4．审核

修改后的文件由文件起草使用部门负责人审阅再交质量管理部门或GMP主管部门审核，质量管理部门应组织生产管理部门、物流管理部门、工程维护部门和本部门的专业技术人员对文件进行再次修订。文件审核要点是审核文件内容与国家药品监管法律、法规、现行GMP标准或精神、药品许可与注册要求是否一致，文件内容的可行性，语言是否简练、易懂、确切，应注意与其他文件的衔接、有无相悖的含义等。审阅人应该对文件的内容负责，尤其是对文件的合法性、可操作性、规范性把关。如文件经审查需要修改，则通知起草人进行修改，再进行审阅。经审阅最后确定的文件，由文件管理员统一分类、编码。企业所有与GMP有关的文件都必须有质量保证部负责人参与审阅，切不可把文件的审核流于形式，切不可没有各个部门的横向交流，所有文件的审核人与批准人必须经文件起草机构预先规定，以保证文件的准确性和权威性。

5．批准和生效

所有与生产、质量和GMP有关的文件在质量管理部门进行统一审核后，由质量管理部门提交生产负责人或质量负责人进行批准，按规定的日期，宣布生效。文件的起草、修订、审核、批准均应当由适当的人员签名并注明日期。

6．修订和废除

修订指文件题目不变，对内容做出修改，修订必须有详细的记录。废除为文件题目改变，内容可变化可不变化。无论是修改或是废除都必须执行上述程序，质量管理部门负责将修订后的文件发送至有关部门，并收回被废除的文件，使其不得在生产现场出现，保证所使用的文件都是当前版本。

（三）文件编制的内容

企业所要编写的文件应覆盖企业药品生产与质量管理的各个方面，包括质量标准、工艺规程、操作规程、记录、报告等。

1．主要编制文件

(l)文件管理制度：文件的编号规定，文件的起草、审核、批准程序，文件的发放、登记、收回、归档程序，文件的培训规程，文件的执行与检查制度，文件的变更管理程序等。

(2)人员管理文件：部门职责，人员岗位责任制，人员培训制度及计划、考核、档案，人员健康管理制度及档案等。

(3)设备管理文件：设备管理制度，操作规程，清洁规程，维修保养规程，档案，台账，记录表，状态卡。

(4)卫生管理文件：卫生管理制度，厂房、设备、容器、卫生工具清洁规程，工作服清洗规程，进人洁净区的更衣净化程序，对外来人员的指导规定等。

(5)验证工作文件：验证总计划（ValidationMasterPlan)、验证管理制度（再验证周期）、验证方案、验证报告、验证原始记录等。

(6)生产管理文件：工艺规程，岗位标准操作规程，清场管理，生产工艺查证管理，物料消耗定额规定，生产指令，物料平衡检查程序，偏差分析处理程序，批号编制与划分规定，可利用物料管理规程，拼箱管理规定，批生产记录等。

(7)质量管理文件：各级人员质量责任制，质量管理部门职责与权限，质量管理和检验人员职责，产品质量档案管理制度，留样观察制度，质量分析制度，质量统计报告制度，质量信息反馈制度，质量事故分析报告制度。质量奖惩制度，用户访问制度，质量投诉处理规程，自检规程，药品不良反应监察报告制度，库存物料复验规程，标签说明书设计、校对、印刷管理规程。供应商质量审计程序，成品放行前审核程序取样规程，工序质量控制，用户投诉处理程序，不合格品处理程序，退货和收回程序等。

(8）质量控制文件：质量标准，检验操作规程，仪器操作、校验规程，标准溶液管理规程，试剂与试液管理规程，对照品、检定菌管理规程，无菌检验室管理规定，实验动物房管理办法，洁净区环境监测规程，工艺用水质量监控规程，检验记录，检验报告等。

(9)物料管理文件：物料入库、贮存、发放管理程序，物料分类编号规定，取样室管理规程，不合格品管理程序，销毁程序，化学危险品管理程序，成品销售管理程序，标识物管理规定，退货产品管理规程，货位卡，请验单，成品销售记录，仓库温湿度监控记录等。

2．文件编制的要求
根据GMP的要求和精神，在文件的内容编撰中注意以下几点。

(1)文件的标题应能说明文件的性质，其标题、类型、目的、原则应有清楚的说明，便于和其他文件区别开来。

(2)文件文字应条理清晰、简练易懂，可操作性强，指令性内容以命令的方式给出，不能模棱两可。

(3）各类文件应有便于识别其文本、类别的系统编码和日期、该文件的使用方法、使用人数等，文件应分类存放、条理分明，便于查阅。

(4)文件在文字、式样上应力求统一，文件不得手工书写，坚决不允许使用手抄本，文件的起草、修订、审核、批准均应由适当的人员签名并注明日期。