标准物质（ReferenceMaterial，RM）和有证标准物质（CertifiedReferenceMaterial，CRM）在ISO指南30［1］有明确的定义，标准物质是具有一种或多种均匀并已确定的特性值，用于校准测量设备、评价测量方法或给材料等赋值的物质或材料。有证标准物质是其一种或多种特性值用建立了溯源性的程序确定，使之可溯源到准确复现的表示该特性值的测量单位，证书上给出的每个特性值都附有给定置信水平的不确定度。对标准物质的管理［2–9］是实验室物资管理的一部分，其运行机制与实验室物资管理制度相适应，但又有别于其它一般物资管理，如保存条件的特殊要求、法律法规的要求。ISO／IEC17025［10］规定“实验室应有程序来安全处置、运输、存储和使用参考标准和标准物质（参考物质），以防止污染或损坏，确保其完整性”。《食品检验机构资质认定条件》［11］中也规定“食品检验机构应当配备满足所开展的检验活动必需的标准物质（参考物质），标准物质（参考物质）等有专人管理，满足溯源要求”。要满足上述规定要求，标准物质使用过程中采购、供货、验收、入库、保存、领用、废弃各个环节都需完整的记录，形成记录链。

在食品检测中需要使用标准物质进行量值溯源和对检测质量进行控制。不同实验室在标准物质管理方面有不同做法，如用纸质档案，或用实验室管理系统的电子档案［12–15］，或两者并存。为实现标准物质管理目标，实验室标准物质管理人员需投入大量精力进行物质和文件管理，尤其是在标准物质信息流的反馈方面，往往存在以下共同问题：（1）如何实现管理系统中专管员和使用人员的权限分离？（2）使用人员从专管员处领取标准物质后，使用并提交相关记录需要一段时间，如何利用信息手段进行提醒，避免漏交、漏查记录？

江西出入境检验检疫局综合技术中心实验室（以下简称技术中心实验室）发掘现有实验室管理系统潜能，使之与短信平台结合使用，实现了标准物质管理的信息化，大大降低了人员工作强度，使标准物质的管理物流与信息流同步，记录完备，溯源可靠，提高了标准物质管理效率。

1研究目的

随着电子信息技术在日常工作、生活中全面应用，大量食品检测实验室开始使用电子化实验室管理系统。这类系统通常集样品管理、检验过程管理、检验数据管理（采集、传输、处理、输出）、检验报告管理、统计报表管理、实验室资源管理、日常事务管理等为一体，可实现实验室资源有效共享和合理调配。它能实现诸多功能源于其后台拥有强大的数据库，数据库是实现快速、准确、便捷、优质管理的基础，通过一定方式调用数据库的内容，并以个性化的需求形式输出，将极大提高实验室管理效率，也充分发挥数据库应有的作用［16］。与其它软件一样，这种系统的更新换代频率很快，功能模块越来越多，需要使用者不断跟进更新。

技术中心实验室于2005年购买了国内某公司开发的实验室管理系统，该系统除具备报检、接样、检测任务查询等功能外，也具有一定的电子化管理功能，能建立标准物质、仪器等台账。典型标准物质台账见图1。实验室一直沿用“电子记录和纸质记录并存的方式”，专管员基本依靠记录本记载清点的方式来核对记录完整性。

笔者在使用中发现，技术中心实验室所购买该版本的系统仅具备“标准品台账”管理单一模块，无法实现专管员全面管理权限和普通检测人员查询权限的分离，可能会造成普通检测人员不熟悉操作误删除的情况。随着业务量的扩大，实验室需要对300余种标准物质进行管理，每年产生的电子记录达1000多条，纸质记录同样量大，由于专管员还承担着其它综合管理工作，工作强度大，同时纸质管理还存在漏交、漏查的隐患，给专管员带来了很大工作压力。

2研究过程

技术中心实验室组织人员对现有实验室系统进行潜能发掘，结合短信平台技术，开发了以下功能。

2．1专管员和日常使用人员的权限分离

日常食品检测工作中，专管员对标准物质的管理应当是全面的，包括保存、信息统计等，而普通检测人员对标准物质的使用要求仅限于查询、领用。实验室管理系统仅具备“标准品台账”管理单一模块，只有一种权限可以开通，无法满足实验室管理层对不同人员的使用权限的分配要求。鉴于缺乏资金，系统无法升级，实验室考虑开辟另一种渠道来解决这一问题。前面提到实验室管理系统的强大和稳定离不开其后台拥有的强大的数据库，笔者的系统基于SQL数据库开发，具有强大的查询功能，能够对录入的所有信息进行提取，便于查询。对于标准物质而言，可以通过查询语句查询专管员入库时录入的标准物质各类信息如标准物质名称、编号、生产厂家、规格、有效期、保存状况等，这些重要信息是实现信息化管理的基础。鉴于此，实验室编写了“标准物质查询”、“标准品过期查询”等命令，如图2所示。而“标准品台账”仅对专管员开放，这样就实现了不同职责人员的权限分离，避免了普通检测人员不熟悉操作误删除的隐患。

2．2纸质记录快速导出

通过调用标准物质台帐数据库的数据或结果单中相应的表格，在各节点查询后能方便快速导出数据或信息录入后能自动生成相应记录表格。专管员在实验室管理系统里“标准品台账”界面选择一个标准品，在“批号”中输入任一样品信息，转到“结果列表登记”检索到此样品信息后，可从“结果单”中调用编辑好记录表格模版，即可导出该标准品对应的记录表格（见图3）。该功能不但方便快捷，且导出的记录表格准确完整。

2．3结合短信平台技术完善标准物质管理系统

标准物质使用过程通常包括领用、配制和首次使用的试用验收等，如图4所示。称量配制尤其试用验收耗时较长，使用人员往往因其它事情而疏忽，不能提交相关归档记录，往往需要专管员的提醒，这样增加了专管员工作负担且容易造成遗漏。

短信提示功能，直接引导下一工作流程的启动，并在工作未完成期间以一定时间间隔自动短信通知，督促其完成相应工作，直至工作完成提交记录，更新电子档案信息，关闭触发短信提示或启动再下一步触发短信提示。如使用人员领用某一标准物质，专管员在标准物质台帐界面“管理员”中输入使用人员信息，系统将以每天固定频次触发短信给“使用人员”及“专管员”，提示其需完成的工作或提交材料，提示内容也可进行个性化设置：如“XXX‘某标准品’领用登记是否已完成，请及时归还标准物质和登记记录交于专管员”。当使用人员归还标准物质和提交领用登记记录后，专管员在标准物质管理系统完成电子档案记录并归档纸质档案，并删除“管理员‘使用人员信息’”等内容，即可关闭触发短信提示。当选择“管理员”时，在“备注”中同时加入其它信息，系统还可以触发短信提示使用人员需完成其它工作任务，如试用验收提交验收材料等。结合短信平台技术的标准物质管理系统，充分利用标准物质台帐数据库资源，实现了标准物质管理中物流与信息流保持同步，实现了纸质记录与电子记录的并行管理。

3实际应用

实验室通过应用标准物质管理系统，对各类标准物质进行了有效管理，标准物质台帐管理清晰，使用记录完备。系统中标准物质信息查询功能能为检验人员提供各种信息参考，使电子档案充分发挥其作用；快速的表格生成模块，不仅输出表格规范，且节约大量人力；触发式短信提示，极大地释放了标准物质管理人员工作压力，解决了实验室标准物质长期存在的工作量大、效率低、易出错的问题。标准物质管理系统实现了自动化、信息化，且易操作。

4结语

结合短信平台技术建立的标准物质管理系统，能将标准物质管理工作关键节点设置成信息触发点，自动引导标准物质管理流程向下进行，提高了标准物质管理的效率，并有效避免了标准物质管理过程易出错的问题。标准物质管理系统的建立，不仅挖掘了实验室管理系统数据库的潜力，同时也扩充了其应用功能。